Qué hay de nuevo en FinanzaPro

Acabamos de publicar una serie de mejoras al proceso de registro de gastos, con el fin de simplificarlo. Anteriormente, era necesario ir registrando gasto por gasto para poder ver la información en el reporte de créditos del IVA, lo cual podría significar un gran esfuerzo diario (si la empresa recibe muchas facturas) o un gran esfuerzo al final del mes para poder registrar todos los gastos y así poder generar el reporte de créditos del IVA para preparar la declaración.

Con los nuevos cambios, ya no es necesario ir registrando gasto por gasto para poder verlos en el reporte de créditos del IVA. Ahora, cada vez que se confirma y se acepta un documento electrónico, FinanzaPro automáticamente registra el gasto con valores predeterminados para cada caso. La ventaja de esto es que sin necesidad de registrar gastos de forma manual, el reporte de créditos del IVA ya se puede generar en forma automática en cualquier momento.

Cambios en el proceso

Se eliminó la opción de "Registrar Gasto"

El primer cambio importante, es que ya no está el botón de registrar gasto en la ventana de "Documentos Electrónicos Recibidos" ni tampoco la columna de "Pendiente de Registrar". Esto debido a que ya no es necesario registrar gastos de manera manual sino que ahora el sistema lo hace de manera automática. Lo que sí debemos hacer es editar posteriormente los registros de gasto para los casos en donde no aplica la clasificación por omisión que hace el sistema.

Registro automático de gastos

FinanzaPro va a registrar ahora cada gasto en el momento en que se confirmen como aceptados y en el momento que Hacienda valide la confirmación como aceptada. Para esto, FinanzaPro va a utilizar valores predeterminados según la información del documento.

Por ejemplo, si el producto es gravado, va a identificarlo como "Compras locales de bienes y servicios utilizados en operaciones sujetas y no exentas"; o si la tarifa de impuesto es 0%, va a identificar el producto como "exento" o "no sujeto" según sea el caso. En cuanto a la identificación, FinanzaPro registra ahora todo como "No identificable"; esto significa que ahora es necesario clasificar de manera manual únicamente aquellos gastos que se consideren como identificables.

Información de gastos pendientes de registrar

En la ventana del Reporte de Créditos del IVA, ahora tienes una pestaña que se llama "Gastos Pendientes de Registrar". Esta ventana te muestra todos aquellos gastos que ya fueron aceptados, pero que por alguna razón no están registrados en el periodo que estás observando. Esto podría suceder si FinanzaPro tuvo algún problema registrando el gasto de manera automática, o para este primer mes de uso de esta nueva opción en donde los gastos recibidos previos a la actualización no se encuentran registrados de manera automática.

Si tienes gastos pendientes de registrar, puedes usar la opción de "Registrar Gastos Pendiente" que lo que hace es buscar cualquier gasto que esté pendiente de registrar en el mes seleccionado, y lo registra automáticamente:

Información de confirmaciones no aceptadas por Hacienda

Otro caso importante de revisar es cuando hiciste una confirmación pero la misma no fue aceptada por Hacienda. En este caso, ese gasto tampoco va a estar registrado en el reporte de créditos del IVA y por lo tanto, debes asegurarte que todas las facturas que confirmaste fueron aceptadas por Hacienda. En caso de tener alguna factura en esta situación, debes ya sea re-procesar la confirmación rechazada o volver a confirmar la factura.

Cómo sigo con mi proceso habitual de registro de gastos?

Si ya tenías un proceso establecido de registro de gastos, puedes continuar haciéndolo con algunas variaciones. Idealmente, el nuevo proceso debería ser una revisión (diaria, semanal o mensual según tu proceso existente) para validar las facturas registradas y buscar aquellas que requieran alguna modificación. Entre los tipos de gasto que debes buscar y reclasificar están:

• Gastos que están como no identificables y deben registrarse como identificables.
• Compras gravadas NO RELACIONADAS con la actividad.
• Bienes y Servicios del Artículo 19 de la Ley 9635.
• Compras locales exentas NO RELACIONADAS con la actividad.

Todo lo demás, ya estaría con la clasificación correcta del impuesto. Igual debes verificar cada movimiento, por la excepción ocasional, pero en general, todo lo demás no debería necesitar ningún cambio.

Todo esto lo puedes hacer desde la ventana de Reporte de Créditos del IVA que es donde se hace el análisis de gastos recibidos. Esto lo puedes hacer por factura o por línea de factura:

Si deseas revisar factura por factura, esto lo puedes hacer desde la ventana del Reporte de Créditos del IVA, en la pestaña de Resumen, que es la que te muestra la información de gastos registrados por factura y no por línea.

O también, lo puedes hacer desde la ventana de "Registro de Gastos para el IVA" donde puedes generar un reporte por fecha, y no solo por mes como en el Reporte de Créditos del IVA.

Cuéntanos qué opinas del nuevo proceso y qué más necesitas para mejorarlo

Esperamos que este nuevo proceso te ayude a facilitar tu trabajo diario con gastos. Tenemos otras mejoras en camino. Por ejemplo, un reporte de análisis de créditos y débitos para ver de manera más resumida todavía la información de estos reportes (en el muy corto plazo), y una manera de registrar los gastos en bancos y en cuentas por pagar, directamente desde esta ventana (en un plazo un poco más largo).

Pero nos encantaría saber qué opinas del nuevo proceso y qué otros cambios crees que podríamos hacer para hacerlo todavía mejor.